Dentro de la nueva modalidad de trabajo híbrido, las reuniones virtuales ayudan a los colaboradores a mantenerse conectados e informados de las nuevas novedades o proyectos en los que está trabajando la empresa, pero, el exceso de estas puede ser agotador y generar fatiga.
Las reuniones virtuales requieren más concentración para interpretar expresiones faciales, tono, silencios y mucho más. Nuestro enfoque se confunde y nos sentimos exhaustos después de una larga jornada laboral.
A medida que nos esforzamos por atender cada llamada, absorbemos la información de forma diferente, cuando las reuniones se extienden de los 30 minutos a 1 hora o incluso 2, hace que las personas se distraigan o empiecen hacer otras actividades mientras están conectados a la reunión.
Si constantemente te siente agotado por la cantidad de reuniones que tienes en la semana, aquí te damos algunos tips para sentirte menos abrumado con el exceso de reuniones.
1. Mantenga las reuniones virtuales más cortas
Mantenga las reuniones de video cortas y enfocadas. Antes de agendar una reunión, organiza la agenda de esta, ¿cuál es el tema? ¿por qué estoy citando a estas personas? ¿cuál es la responsabilidad de cada persona? Mientras se mantenga un paso a paso, la reunión puede llegar a ser más efectiva e ir directo al objetivo central.
De acuerdo con un estudio realizado por Doodle, el 38 % de los empleados remotos informaron estar cansados, mientras que el 30 % informaron sentir una gran presión debido a estas reuniones virtuales periódicas.
¿Por qué se puede sentir presión durante una reunión? Las personas nos comunicamos constantemente, tomamos cada señal como algo que tenemos que interpretar.
Nuestro cerebro se esfuerza el doble en las reuniones al tratar de observar y analizar cada movimiento, incluso los silencios y el tono en el que se habla para entender cómo se siente la persona. Por esta razón, recomendamos reuniones más sencillas y ligeras para no sentirnos exhaustos al finalizarlas.
2. Multitasking no es la mejor opción
Con tantas reuniones seguidas, tendemos a querer trabajar en otras actividades como una forma de agilizar y terminar varias obligaciones al tiempo, pero esta es otra de las razones por las que estar en reunión te puede abrumar y no te permite concéntrate en otro trabajo.
Hemos crecido con la idea que ser multitasking nos ayuda a ser más productivos, pero es todo lo contrario. De acuerdo al libro Brain Rules, en realidad, se necesita más tiempo para ser multitasking. Las personas que son interrumpidas y, por lo tanto, tienen que cambiar su atención de un lado a otro, tardan un 50% más en realizar una tarea.
Te recomendamos en vez de revisar correos, escribir o realizar alguna tarea durante las reuniones, mejor concéntrate solo en esta, esto te permite lograr el objetivo del encuentro y poder finalizar lo más pronto posible.
3. Toma tiempo para descansar
Saca tiempo para descansar la vista y la postura de tu cuerpo, después de muchas horas de reunión lo ideal es bloquear espacios para poder descansar, estirar y refrescar un rato. Te recomendamos no programar reuniones tan seguidas, estas pueden saturar tu agenda y no te permite avanzar con otras actividades.
De acuerdo un estudio de Fish Tank PR, el 44% de los trabajadores informan tener al menos dos o tres reuniones todos los días, generando fatiga, agotamiento, desmotivación y falta de producción para el resto de tareas. Los bloqueos en agenda permiten terminar otros pendientes y tomar tiempos de descanso.
4. Prueba otras alternativas
¿Realmente es necesario una nueva reunión? Podrías considerar hacer una llamada rápida, escribir lo que necesitas por medio de un grupo de trabajo, enviar un correo o compartir archivos donde todos pueden trabajar de forma asincrónica.
Desde Tekus te recomendamos Mensajería, una plataforma de comunicaciones internas donde podrás compartir información relevante de la empresa con tus colaboradores, sin ser tan abrumador como las reuniones y evitando saturación de información como el correo.
Esta herramienta comparte contenido de una forma fácil y amigable, permitiendo una mejor comunicación interna y la construcción de una cultura organizacional equilibrada.
Si necesitas más información, puedes contactarnos aquí, queremos ser tus aliados estratégicos en el mundo corporativo.
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